Diese Erklärung gilt für die beiden Werkzeuge unter
support.f2boards.de (Bestellauskunft für Mitarbeiter) und
phone.f2boards.de (telefonischer Assistent). Für den Onlineshop
gilt die Erklärung auf
f2boards.com.
F2 Fun & Function GmbH, Schleizer Straße 105, 95028 Hof
Telefon: +49 9281 84009-50 ·
E-Mail: info@f2boards.com
Die Seite zeigt Mitarbeitern Daten zu bereits erteilten Bestellungen: Name, Anschrift, Bestell- und Sendungsnummern, Kauf- und Lieferdaten, Zahlungsart und Retourenstand. Die Daten stammen aus den Systemen, in denen die Bestellung ohnehin geführt wird (Afterbuy sowie die Warenwirtschaft der Marktplätze). Es werden keine neuen Daten erhoben.
Zweck ist die Bearbeitung von Kundenanfragen, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und lit. f DSGVO (Bearbeitung von Anfragen). Der Zugang ist mit einem Kennwort geschützt; das Kennwort wird nach der Anmeldung im Browser des Mitarbeiters gespeichert (technisch notwendig, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Cookies setzt die Seite nicht, und es findet keine Reichweitenmessung statt.
Ruft jemand die Servicenummer an, nimmt ein KI-gestützter Assistent das Gespräch entgegen. Dabei werden die Sprache des Anrufers, eine daraus erzeugte Mitschrift und die im Gespräch genannten Angaben (etwa Name, Postleitzahl oder Bestellnummer) verarbeitet, um die Bestellung zu finden und den Vorgang an den Kundenservice zu übergeben. Aus dem Gespräch entsteht ein Vorgang im Ticketsystem, den ein Mitarbeiter weiterbearbeitet.
Zweck ist die Bearbeitung des Anliegens, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Dass es sich um einen KI-Assistenten handelt, wird zu Beginn des Gesprächs angesagt.
Für Betrieb und Durchführung setzen wir Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung bestehen bzw. abzuschließen sind:
Die Anwendungen selbst laufen in Rechenzentren in der Europäischen Union (Frankfurt und Niederlande). Für die Sprachverarbeitung des telefonischen Assistenten lässt sich eine Verarbeitung außerhalb der EU derzeit nicht ausschließen; das eingesetzte Sprachmodell wird über einen Dienst bereitgestellt, der die Region nicht festlegt. Eine Übermittlung in Drittländer stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.
Bestelldaten werden so lange vorgehalten, wie sie für die Bearbeitung und zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten benötigt werden. Gesprächsmitschriften und die daraus erzeugten Vorgänge werden gelöscht, sobald das Anliegen abgeschlossen ist und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Anschrift.
Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.